Een vrijwilligersplatform werkt het best als het niet nóg een plek is waar iemand iets moet bijhouden. Als een dienst in het platform staat maar niet in de agenda van de vrijwilliger, ontstaan afmeldingen en gemiste diensten. Als een goedgekeurde declaratie handmatig in de boekhouding moet worden overgetypt, kost dat de penningmeester uren. Koppelingen lossen dit op. Dit artikel laat zien welke koppelingen het verschil maken, en waar je op let voordat je gegevens laat stromen.

Koppelingen die er echt toe doen

Agenda-synchronisatie

Vrijwilligers leven in hun eigen agenda, of dat nu Google Agenda, Outlook of die van hun telefoon is. Een geplande dienst die vanzelf in die agenda verschijnt, met herinnering, verlaagt het aantal vergeten diensten. Het is meestal de koppeling met de grootste directe winst.

Berichten en notificaties

Een melding in Slack, Teams of WhatsApp voor je coördinatoren of werkgroepen zorgt ervoor dat nieuwe aanmeldingen of openstaande diensten niet blijven liggen. Houd het beperkt: niet elke gebeurtenis hoeft een melding op te leveren.

Boekhouding

Declaraties en vergoedingen die klaarstaan in een exportbestand of rechtstreeks naar je boekhoudpakket gaan, besparen overtypwerk en fouten. Dat is waar de penningmeester het meest van profiteert.

Betalingen

Voor organisaties met contributie, bijdragen of donaties kan een betaalkoppeling, bijvoorbeeld met Mollie, administratie sparen.

Automatisering met Zapier

Met Zapier verbind je het platform met duizenden andere apps zonder te programmeren. Een nieuwe vrijwilliger in het platform kan bijvoorbeeld automatisch worden toegevoegd aan de mailinglijst of een intern kanaal. Handig voor de uitzonderingen die geen standaardkoppeling hebben.

Eerst het proces, dan de koppeling

Het verleidelijke is om te koppelen wat technisch kan. Doe het omgekeerd. Schrijf op welke handmatige stap je het meeste tijd kost en los dié op. Een koppeling bovenop een rommelig proces maakt de rommel alleen sneller.

1. Welke taak herhaal je wekelijks en zou een computer kunnen doen?
2. Waar maakt iemand regelmatig typefouten?
3. Waar blijft informatie hangen omdat iemand het moet doorsturen?

Privacy en beveiliging bij koppelingen

Elke koppeling is een route waarlangs persoonsgegevens verplaatsen. Stel jezelf daarom een paar vragen:

• Welke gegevens gaan eruit? Stuur alleen mee wat nodig is. Een agenda-item heeft geen medische notities nodig.
• Waar staan de gegevens? Check of de partij in de EU verwerkt of passende waarborgen heeft.
• Is er een verwerkersovereenkomst? Bij elke partij die namens jou gegevens verwerkt, hoort er een.
• Wie heeft toegang? Beperk beheerrechten en trek toegang in als iemand vertrekt.

Meer over de basis lees je in AVG en privacy voor vrijwilligersorganisaties en in ons artikel over AI in vrijwilligersbeheer.

Koppelingen in DAAR

DAAR is gebouwd om samen te werken met de tools die organisaties al gebruiken, zoals Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Exact Online, Mollie, Zapier en WhatsApp, plus een API voor maatwerk. De volledige lijst en wat er per koppeling mogelijk is, staat op de platformpagina. Heb je een specifiek pakket in gebruik? Vraag het ons in een kennismaking, dan kijken wij samen wat verstandig is.

Veelgestelde vragen

Heb ik een IT-afdeling nodig om te koppelen?

Voor de standaardkoppelingen niet. Het instellen is meestal een kwestie van inloggen en toestemming geven. Voor maatwerk via een API heb je wel technische hulp nodig.

Wat kosten koppelingen?

Dat verschilt per platform en abonnement. Kijk op onze prijzenpagina voor wat standaard is inbegrepen, en check bij externe tools zoals Zapier of je boekhoudpakket zelf wat zij rekenen.

Wat als ik later van platform wil wisselen?

Vraag vooraf naar exportmogelijkheden. Gegevens moeten je eigendom blijven en in een gangbaar formaat te exporteren zijn.

Verder lezen

• Vrijwilligers roosterplanner
• Vergelijk vrijwilligersplanning tools
• Chatbots voor vrijwilligersondersteuning