Een vrijwilliger die zelf geld voorschiet voor materialen, reiskosten of een bos bloemen voor een jubilaris, wil dat bedrag zonder gedoe terug. Een penningmeester wil juist dat elke euro onderbouwd is. Daar zit de spanning: veel organisaties lossen het op met een Excelbestand, een foto van een bonnetje in de groepsapp en een bestuurslid dat achteraf uitzoekt wat wel en niet mag. In dit artikel zetten wij de regels en een werkwijze op een rij die voor vrijwilliger, coördinator en accountant werkt.

Het verschil tussen een onkostenvergoeding en een vrijwilligersvergoeding

Dit zijn twee verschillende dingen, en de verwarring ertussen veroorzaakt de meeste fouten.

• Onkostenvergoeding: je betaalt terug wat de vrijwilliger daadwerkelijk heeft uitgegeven voor de organisatie, op basis van een bonnetje of factuur. Denk aan materiaal, parkeerkosten of reiskosten tegen een vast kilometertarief.
• Vrijwilligersvergoeding: een vaste vergoeding voor de tijd en moeite, los van werkelijke kosten. Hiervoor gelden fiscale maxima. Blijf je eronder, dan hoeft de vrijwilliger er in de regel geen belasting over te betalen.

Beide kunnen naast elkaar bestaan, maar leg ze in je administratie altijd apart vast. Een onkostenvergoeding is een terugbetaling. Een vrijwilligersvergoeding is een beloning in de brede zin en telt mee voor de fiscale grenzen.

De fiscale grenzen op hoofdlijnen

De vrijwilligersregeling van de Belastingdienst kent een maximum per uur, per maand en per jaar. In 2025 lag dit voor vrijwilligers van 23 jaar en ouder op ongeveer 210 euro per maand en 2.100 euro per jaar, met een uurgrens. Voor jongeren gelden lagere bedragen. De bedragen worden periodiek aangepast, dus controleer altijd de actuele cijfers op de website van de Belastingdienst voordat je een beleid vastlegt. Daarnaast moet de organisatie niet-commercieel zijn en moet de vrijwilliger onverplicht en onbetaald werk doen, zonder dat er sprake is van een dienstverband.

Let ook op de gevolgen buiten de belasting: wie een uitkering ontvangt, moet vrijwilligerswerk melden en kan met aanvullende voorwaarden te maken krijgen. Verwijs vrijwilligers met een uitkering daarom altijd naar hun uitkeringsinstantie, in plaats van zelf te gokken.

Waar het in de praktijk misgaat

1. Geen vastgelegd beleid. De ene vrijwilliger krijgt twintig euro, de andere niets, zonder reden. Dat voelt oneerlijk en is in een controle lastig te verdedigen.
2. Contante uitbetalingen zonder bewijs. Zonder administratie kun je niet aantonen dat je binnen de grenzen bleef.
3. Bonnetjes die kwijtraken. De vrijwilliger legt voor, het bonnetje verdwijnt en niemand durft erom te vragen.
4. Late afhandeling. Een declaratie die twee maanden blijft liggen, kost je goodwill. Vrijwilligers die geld voorschieten, voelen zich snel niet gewaardeerd.

Een werkwijze in vijf stappen

1. Leg het beleid vast

Beschrijf welke kosten je vergoedt, tegen welk tarief en wie goedkeurt. Neem dit op in je vrijwilligersbeleid; hoe je dat opstelt lees je in ons artikel over vrijwilligersbeleid schrijven.

2. Maak indienen laagdrempelig

Laat vrijwilligers een declaratie direct na de activiteit indienen, met een foto van het bonnetje. Hoe minder stappen, hoe minder er blijft liggen.

3. Eén vaste goedkeurder

Wijs per project of afdeling één persoon aan die binnen een afgesproken termijn beoordeelt. Geef de vrijwilliger altijd een terugkoppeling.

4. Betaal in batches

Betaal goedgekeurde declaraties in een vaste ritmiek, bijvoorbeeld wekelijks of tweewekelijks. Dat scheelt je penningmeester veel losse overboekingen en vrijwilligers weten waar ze aan toe zijn.

5. Bewaar alles op één plek

Bonnetje, goedkeuring en betaling horen bij elkaar te staan. Dan is een vraag van de accountant of de gemeente in een minuut beantwoord in plaats van in een middag.

Hoe DAAR hierbij helpt

In het DAAR-platform scannen vrijwilligers een bonnetje en dienen het direct in. De coördinator ziet in één overzicht wat wacht op goedkeuring, wat klaarstaat voor een betaalbatch en wat al is afgehandeld. Dat is precies de combinatie waar Thijs vanuit zijn accountancyachtergrond op let: elke euro herleidbaar, zonder dat het de vrijwilliger extra werk geeft. Bekijk hoe het platform werkt of plan een kennismaking en wij laten de declaratiemodule zien.

Veelgestelde vragen

Mag ik vrijwilligers een cadeaubon geven?

Een cadeaubon telt in de regel als vergoeding in natura en kan meetellen voor de fiscale grenzen. Een kleine attentie bij een jubileum is meestal geen probleem, maar leg het vast en bespreek bij twijfel de regels met je accountant of de Belastingdienst.

Moet ik van elke onkostenvergoeding een bonnetje hebben?

Voor werkelijke kosten wel. Voor reiskosten met een vast tarief per kilometer volstaat een rittenregistratie. Wat je ook kiest: leg de werkwijze vast en pas hem voor iedereen hetzelfde toe.

Hoe lang moet ik declaraties bewaren?

Voor de fiscale administratie geldt in het algemeen een bewaartermijn van zeven jaar. Houd rekening met de AVG als er persoonsgegevens op de bonnetjes staan; meer daarover vind je in AVG en privacy voor vrijwilligersorganisaties.

Verder lezen

• Waardering zonder budget
• De ROI van vrijwilligerswerk berekenen
• Prijzen van het DAAR-platform

Dit artikel is algemene informatie en geen fiscaal advies. Controleer bedragen en voorwaarden bij de Belastingdienst of je adviseur.